ZUSATZFUNKTIONEN

Mit CANIAS haben Sie die Möglichkeit, beliebige weitere Funktionen zu integrieren...

DOC-DOKUMENTENMANAGEMENT

Das Dokumentenmanagement-System, das produktive Ordnung schafft und Prozesse beschleunigt.

Datenbanken statt Ordnerwände.

Der Fortschritt wachsender IT-Durchdringung lässt sich kaum besser aufzeigen als in der Organisation von Belegen und Dokumenten. Füllen heute noch in manchen Unternehmen massenhaft Ordner gigantische Schrankwände, werden andernorts neue Bürogebäude bereits ohne die Flächen für Schrankelemente bezogen. Datenbankgestütztes Verwalten elektronischer Dokumente löst immer häufiger das in Ordnern abgelegte Dokument als Archivierungsart ab.

Da viele Dokumente aus den täglichen Geschäftsprozessen heraus entstehen (Vertriebsbelege, Bestellungen, Finanzberichte usw.), ist die Anbindung eines Dokumentenmanagement- Systems an ein ERP-System fast schon obligatorisch. Diese Notwendigkeit hat sich auch dadurch verstärkt, dass auch behördliche und rechtliche Interessengruppen (z. B. Steuerprüfer) Unternehmensdaten ausschließlich in elektronischer Form prüfen dürfen und dafür die notwendigen Daten in elektronisch definierter Form zur Verfügung gestellt bekommen müssen. CANIAS ERP verfügt über ein eigenes DM-System, das den Vorgaben der GDPdU entspricht.

Hauptaufgaben eines DM-Systems:

Archivierung interner Belege

Mit CANIAS DMS können alle gewünschten internen EDV-Belege automatisch als Dokumente archiviert werden (Vertriebsbelege, Bestellungen, Zeichnungen, Bilder etc.).

Einscannen und Archivieren externer Belege

Alle externen Belege beliebiger Formate können archiviert und mit internen Belegen in einem Ordner zusammengefügt werden.

Suchen, abfragen, verwalten und sichern

CANIAS DMS verfügt über komfortable Funktionen, um die dokumentenbasierten Unternehmensprozesse effektiv und sicher zu organisieren und vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Archivierungslogik ist zweistufig, sodass auch Gruppierungen von Dokumenten bzw. Mappen/Ordnern möglich sind. Alle internen EDV-Belege können nach dem Verursacherprinzip z. B. mit Kunden- oder Lieferantenadressen verlinkt und in automatisch dafür erzeugten Ordnern abgelegt werden. Ebenfalls unterstützt CANIAS DMS die Revisionsverwaltung mit Änderungsindex und Historiendatum.

Mehrere Dokumente, ein Projekt, klare Zuordnung.

Die zentrale Dokumentenverwaltung erlaubt die schnelle Schlagwortsuche von Dokumenten. Da in den meisten Fällen zu einem Geschäftsvorfall, Projekt, Auftrag, einer Kostenstelle u.a. mehrere Dokumente erzeugt werden, besteht die Möglichkeit, Dokumente zu den oben beschriebenen Fällen zu verknüpfen. Dies ist besonders im Projektgeschäft von Interesse. Ebenso können in einer Dokumentenmappe nicht nur interne Belege abgelegt werden, sondern auch externe, eingescannte Belege. CANIAS DMS verwaltet alle gängigen Formate und öffnet die Dokumente direkt oder mit dem jeweiligen Viewer des Formattyps.

Alle Dokumente können um Notizen oder um weitere Dokumente ergänzt bzw. ersetzt werden. Die Weiterbearbeitung eines Dokuments kann in Form von E-Mail- Versand, Faxen, Drucken oder Speichern auf einen zusätzlichen anderen Datenträger erfolgen.

Auch die Verwaltung der Dokumente unterliegt, wie im gesamten ERP-System von CANIAS, der frei einstellbaren sehr variablen Benutzerberechtigungslogik: Anzeigen, Hinzufügen, Ändern (Notizen). Auch können Dokumente einzelnen Benutzergruppen zugeordnet werden. Liegen Dokumente auf anderen Datenträgern bzw. Dateisystemen, können diese sehr schnell und komfortabel mit dem DM-System unter einem frei wählbaren Dokumenten-Typ verlinkt werden.

Dank der sehr hohen Integration können in den verschiedenen Geschäftsbereichen die Funktionen und Vorteile des integrierten DM-Systems genutzt werden. So lassen sich im CRM-System alle DMS-Daten, die direkt mit der Kundenadresse verknüpft sind, aufrufen. Schnelle Informationsgabe erhöht die Kundenzufriedenheit. Eine lückenlose Dokumentation zu einzelnen Geschäftsvorgängen mit direktem Zugriff garantiert einen optimalen Servicegrad. Auch können Mailingaktionen/Massenmailings mit Dokumenten (auch HTML-Formate) aus dem DMS heraus direkt durchgeführt werden.

Lückenlos informiert, Kommunikation optimiert, Kosten reduziert.

CANIAS DMS ermöglicht den Unternehmen Kosteneinsparungen und eine erhöhte operative Effektivität durch optimierte Kommunikation und Information. Konsistente Datenhaltung mit lückenloser Information zu den Geschäftsprozessen erhöht die Kundenzufriedenheit und optimiert den Kundenservice. Gleichzeitig werden der Automatisierungsgrad von Routinetätigkeiten erhöht und die Kosten für Druck, Lieferung und Speicherung von Geschäftsunterlagen reduziert. In Verbindung mit den rechtlichen und behördlichen Bestimmungen reduziert CANIAS DMS mit der hohen ERP-Integration das Kostenrisiko erheblich.

Leistungsstarke Prozessunterstützung integriert.

Setzt man das Collaborative Business als Maßstab für die höchste IT-gestützte Prozess-Steuerung, so ist ein integriertes DMS innerhalb der ERP-Gesamtlösung zwingend. Viele Kommunikations- und Informationsbrüche werden durch das integrierte DMS vermieden. In CANIAS ERP zeigt sich die DMS-Integration als extrem effektive Prozessunterstützung in fast jedem Geschäftsbereich. Eine aufwendige bidirektionale Schnittstelle zu einem externen Archivierungssystem entfällt ebenso wie aufwendige Verknüpfungslogiken von Dokumenten, die sich entlang der Wertschöpfungskette ergeben.

Features im Überlick  
 
  • Archivieren interner Belege
  • Archivieren externer Belege
  • Unterstützt alle gängigen Formate (Text, Bild, Zeichnung)
  • Komfortable Suchfunktion mit Schlagwortsuche
  • Revisionssicher
  • Logische Verknüpfung zu Geschäftsprozessen und anderen Dokumenten
  • Komfortable Weiterbearbeitung
    • direkter E-Mail-Versand
    • Drucken, Faxen
    • Abspeichern auf andere Datenträger
    • Anhängen von Notizen und weiteren Dokumenten
  • Personalisierter Zugriffsschutz
  • Schnellerfassung neuer Dokumente
  • GDPdU-konform