BESCHAFFUNG

Optimierung und Unterstützung der Lieferantenbeziehung zur weltweiten, automatisierten Materialbeschaffung. Kontrakte, Lieferantenbewertung, integrierte Rechnungsprüfung und Preisvergleichsreports bieten zusätzlichen Komfort. Hier finden sie die Module Einkauf und Rechnungsprüfung...

VER - RECHNUNGSPRÜFUNG

Wareneingänge präzise prüfen, Zahlungsdifferenzen vermeiden.

Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung erkennen.

Die Übereinstimmung von bestellter und gelieferter Ware bedingt eine stringente Kontrolle von Produkt, Qualität und Preis. Insbesondere die Prüfung von Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit ist ein wichtiger Prozess in den Unternehmen, der sich lückenlos an die Einkaufs- und Bestandsführungsprozesse anschließt. Da jedoch nicht jede Rechnung einen Bestell- und/oder Bestandsbezug (z. B. Dienstleistungen) hat, müssen in der Rechnungsprüfung auch diese Rechnungen bearbeitet werden.

Bis eine Rechnung in das System aufgenommen wird, sind mehrere verschiedene Abteilungen unterschiedlicher Verantwortungsbereiche beteiligt. Deshalb ist es äußerst wichtig, dass der Informationsfluss zwischen diesen Abteilungen reibungslos läuft. Es ist zu prüfen, ob die in Rechnung gestellte Ware erhalten und die im Auftrag (Bestellung) gestellten Anforderungen erfüllt wurden. Darüber hinaus müssen zusätzliche Positionen wie Transportkosten, Zoll- und Versicherungskosten, die in der Rechnung ausgewiesen sind, auf die jeweilige Ware umgelegt werden.

Einkaufen, prüfen, Transparenz gewinnen.

CANIAS Rechnungsprüfung bietet hier auf Basis der höchsten Prozessintegration, insbesondere im Einkauf, in der Bestandsführung und der Debitorenbuchhaltung, alle Funktionen, um eine fehlerfreie und schnelle Prüfung von Eingangsrechnungen durchzuführen. Dabei wird nach einer speziellen Methode vorgegangen, der eine sehr detaillierte Berechnung zugrunde liegt. Während eine Rechnung in das System eingegeben wird, vergleicht das CANIAS Rechnungsprüfungsmodul die Rechnung mit den Positionen der Bestellung. Dadurch ist es möglich, Fehler frühzeitig zu erkennen und diese zu beheben, bevor die Rechnung in das System eingegeben wird. Das Rechnungsprüfungsmodul überprüft auch, ob die in Rechnung gestellte Ware bereits ins Lager gebucht wurde. Somit wird verhindert, dass Rechnungen in das System aufgenommen werden, zu denen noch keine Ware vereinnahmt wurde.

Liegt keine Bestellung zu einer gültigen Rechnung vor, kann diese direkt auf Sach- oder Materialkonten gebucht werden. Beim Einkauf kommt es häufig vor, dass zusätzliche Kosten anfallen. Die Rechnungen über diese Kosten beziehen sich wiederum auf mehrere gekaufte Artikel. Bei der Rechnungsprüfung kann angegeben werden, wie diese Kosten verteilt werden sollen. Die Kostenverteilung kann nach Gewicht, Volumen, Menge, Stückpreis oder nach Gesamtpreis vorgenommen werden. Fallen mehrere Eingangsrechnungen zu einer Bestellung an, werden vom System bei jeder weiteren Rechnungsprüfung nur noch die offenen Positionen angeboten.

Suchschlüssel zugeordnet: schnell gefunden, schnell geprüft.

Auch können in CANIAS Rechnungsprüfung Gutschriften als Rechnungsstorno bearbeitet werden. Durch die hohe ERP-Gesamtintegration ist die Rechnungsprüfung eng mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung von CANIAS ERP verzahnt. Die Übergabe der Rechnung zur Zahlung sowie die Auswertung im Controlling sind hier die wesentlichsten Prozesse. Rechnungen, die noch nicht vollständig bearbeitet wurden, bzw. vorerfasste Rechnungsprüfungsbelege können bis zur vollständigen Bearbeitung und Buchung im System geparkt werden.

Über eindeutige Suchschlüssel und -kriterien bietet die CANIAS Rechnungsprüfung eine komfortable und schnelle Suche der in Frage kommenden Bestellungen an. Die externe Rechnungsnummer in Kombination mit zwei weiteren Eingabefeldern (wie z. B. Brutto- oder Netto-Betrag, MwSt.-Kz.) reicht aus, um den Vergleichsbeleg im System zu finden.

Zahlreiche Automatismen erleichtern das Prüfen und Verbuchen der Eingangsrechnungen. Dank der EDIIntegration (eigener Konverter) ist das elektronische Einlesen von Rechnungen möglich. Über spezielles Customizing ist auch die Prüfung der EDI-Rechnung möglich. Hierbei müssen jedoch die Kriterien (Abweichung, Vorschlagswerte usw.) exakt definiert und die Verarbeitungsprozedur hinterlegt werden. Der Einkauf ist in der Lage, ohne Rechnungsprüfungsfunktionen den Fortschritt/Status der Eingangsrechnung direkt im Bestellbeleg auf Positionsebene zu prüfen. Somit ist der Informationsfluss in die verschiedenen Verantwortungsbereiche gewährleistet.

Rechnungen zuverlässig prüfen, Fehler minimieren, Kosten senken.

Geschäftsprozesse, die Kunden bzw. Lieferanten mit einbeziehen, sind aufgrund der immer noch nicht komplett elektronisch integrierten Steuerungsmöglichkeit mit Fehlern behaftet. Gerade bei der Thematik Anspruch, eine hohe und enge Kundenbindung sicherzustellen. Das CANIAS Service-Management unterstützt alle Kundendienst- und Serviceprozesse. Dank der hohen Integration in fast allen Geschäftsbereichen garantiert CANIAS Service eine sehr effektive Planung und Kontrolle der Serviceprozesse sowie eine optimale Koordination und Organisation der dafür notwendigen Ressourcen.

Kundenzufriedenheit als integrierter Teil des Systems.

Wie bei allen CANIAS Modulen ist auch das Servicemodul vollständig im CANIAS ERP-System integriert. Eigenschaften dieser Integration sind die sehr komfortable Pflege, Bearbeitung und Beauskunftung von Servicefällen. So werden bereits im Artikelstamm wichtige servicerelevante Leistungsdaten gepflegt. Da Garantien im Service eine große Rolle spielen, fließen auch die Sekundärdaten aus dem Einkauf in den Service. Informationen von Reparaturaufträgen und die damit notwendige Verknüpfung mit der PPS gehören ebenso zum Standard wie servicerelevante Warenbewegungen mit Serien-Nr.-Verwaltung aus der Bestandsführung. Zentrale Informationsstelle aller Servicedaten ist das CRM, von wo aus alle Serviceaufträge kundenbezogen gelistet und bearbeiten werden können.

Features im Überlick  
 
  • Vergleich des Auftragspreises mit dem der Rechnung
  • Berechnung des Nettobetrags, der Mehrwertsteuer und des Bruttobetrags und Vergleich mit Rechnung
  • Beschreibung der Zahlungsbedingungen
  • Bearbeitung Gutschriften/Rechnungsstorno
  • Eingabe von Rechnungen
  • Prüfung wareneingangsbezogener Rechnungen
  • Kostenaufteilung nach mehreren Methoden

    • Verteilung nach Gewicht
    • Verteilung nach Menge
    • Verteilung nach Volumen
    • Verteilung nach Stückpreis
    • Verteilung nach Gesamtpreis

  • Übergabe von überprüften Rechnungen an die Buchhaltung
  • Übergabe von Rechnungsdaten an die Kosten- rechnung
  • Parken von Rechnungen
  • Manuelle Bearbeitung möglich
  • Automatische Rechnungsprüfung